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El puesto de trabajo de Auxiliar de Archivo en el IGSS implica la responsabilidad de organizar, clasificar y mantener los archivos físicos y digitales de la institución, con el objetivo de garantizar que la información esté disponible y accesible para el personal autorizado en todo momento.

• Clasificación y organización de documentos: El Auxiliar de Archivo debe asegurarse de que todos los documentos estén organizados de forma lógica y fácilmente accesible para el personal autorizado. Para ello, debe clasificar los documentos según su tipo, fecha, relevancia y otros criterios específicos.
• Digitalización de documentos: En la actualidad, muchos documentos importantes están disponibles en formato digital. El Auxiliar de Archivo debe asegurarse de que estos documentos se encuentren debidamente clasificados y accesibles en el sistema informático de la institución.
• Mantenimiento de registros: El Auxiliar de Archivo debe mantener un registro preciso de los documentos archivados y su ubicación, para asegurarse de que los documentos se encuentren en el lugar correcto en todo momento.
• Atención al cliente interno: El Auxiliar de Archivo debe atender las solicitudes de información de los usuarios internos de la institución, proporcionando la información solicitada de forma clara y precisa.
• Asistencia en auditorías: El Auxiliar de Archivo debe colaborar en las auditorías internas y externas, proporcionando información y documentos necesarios a los auditores.

Los requisitos para desempeñar este trabajo son:

• Educación: Se requiere como mínimo tener un diploma de educación secundaria. Se valora positivamente contar con estudios adicionales en administración de archivos, bibliotecología o ciencias de la información.
• Experiencia: No es necesario tener experiencia previa en un trabajo similar, aunque se valora positivamente haber trabajado en la gestión de archivos o en tareas de organización y clasificación de información.
• Habilidades técnicas: Es necesario tener conocimientos de informática y de herramientas de software de ofimática, como Microsoft Word y Excel. Se valora positivamente tener experiencia en el uso de software especializado en gestión de archivos.
• Habilidades personales: Es necesario ser organizado, meticuloso y tener atención al detalle, ya que se requiere trabajar con grandes volúmenes de información. También es importante tener habilidades de comunicación y trabajo en equipo, ya que se deberá colaborar con otros miembros del personal y atender a las solicitudes de información de los usuarios.
• Idiomas: Se valora positivamente tener conocimientos de inglés o de otro idioma adicional al español, ya que la institución trabaja con proveedores y clientes internacionales.
• Disponibilidad: Es necesario tener disponibilidad para trabajar en horarios de oficina, aunque eventualmente se podrían requerir horas extras en caso de ser necesario. También se requiere tener disponibilidad para trabajar en diferentes áreas de la institución.